员工电脑记录能作为证据吗？截图和工时记录在劳动争议中怎么用

2026-11-06 · 电子证据 · 劳动争议 · 工时记录

在中国，员工电脑上的工时记录和截图可以属于电子数据证据，但不等于一定会被采信。法院或仲裁机构会看记录是否真实完整、取得方式是否合法，以及能否和其他证据互相印证。所以平时就要做好告知、制度和规范保存，不要等发生争议才去找记录。

本文只是一般性信息，不是法律意见，主要依据中国的规定。海外团队通常要看工作地的法律，结论可能不同。发生争议时请咨询律师，也请阅读我们的免责声明。

电脑记录属于什么类型的证据？

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十四条列举了电子数据的范围，包括网络平台发布的信息、通信信息、用户注册信息、身份认证信息、登录日志，以及文档、图片、音频、视频等电子文件，还有其他以数字化形式存储、处理、传输的，能够证明案件事实的信息。

从这个范围看，工时记录、登录记录和截图都有可能属于电子数据。不过“属于电子数据”只说明它有机会被当作证据考虑，能否作为认定事实的依据，还要看下面的审查。

法院怎样判断电子数据是否真实？

同一规定第九十三条要求综合判断多个因素，主要包括：

• 生成、存储、传输所依赖的软硬件环境是否完整、可靠，是否正常运行。
• 是否有有效的防错监测和核查手段。
• 是否被完整地保存、传输和提取，方法是否可靠。
• 是否在正常往来活动中形成和存储。
• 保存、传输、提取的主体是否适当。

第九十四条还列出了可以确认真实性的几种情形，但有足以反驳的相反证据时除外，比如由当事人提交或者保管的对自己不利的电子数据、由中立第三方平台提供或者确认的、在正常业务活动中形成的、以档案管理方式保管的、以当事人约定的方式保存传输提取的。内容经过公证的，法院应当确认其真实性，但有相反证据足以推翻时除外。

实际上这意味着：日常、持续、按固定规则产生的记录，通常比发生争议后临时整理的材料更有说服力。不过具体怎样认定要看个案，不要假定某个软件的记录一定符合上面的情形，Banshao 也一样。

劳动争议中由谁负责举证？

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》有两条和工时记录关系很大：

• 第四十四条：因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定发生争议的，用人单位负举证责任。
• 第四十二条：劳动者主张加班费的，应当就加班事实的存在承担举证责任；但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据而不提供的，由用人单位承担不利后果。

这对公司有两层含义。第一，想依据记录解除合同或者减少工资，公司要拿得出证据，还要有依法公示或告知的制度。《劳动合同法》第四条和第三十九条是常见的依据。第二，公司保存工时记录，也意味着在加班争议中可能需要提供这些记录，而且记录可能对公司不利。这本身也是好事：工时和加班费本来就应该算清楚。

哪些做法会让记录的证明力变弱？

下面这些情况，都可能让记录不被采信，甚至给公司带来新的风险：

• 暗中记录，或者未经同意在员工的私人设备上记录。取得方式违法的证据可能不被采用，公司还可能要承担相应责任。
• 只有截图，不知道是谁、什么时间、在哪个系统产生的。
• 多人共用管理员账号，分不清是谁操作的。
• 只提供经过修改的 Excel 或者 CSV，没有其他材料可以印证。
• 只提供对公司有利的片段，缺少前后连续的记录。
• 单凭空闲时长认定员工没有工作。开会和打电话同样可能没有操作。

平时应该怎样保存记录？

把下面这些步骤变成固定流程，比出事后补救有用得多：

1. 开始记录前发出书面告知，并保留员工的确认。可以从员工告知模板开始修改。
2. 把工时规则、设备使用规则和违规处理写进制度，依法公示或者告知。
3. 每月固定导出工时报表，让员工确认，并且保留确认记录。
4. 注意保留期限。截图到期会自动删除，如果已经发生争议或者预计会发生争议，要在到期前保存相关材料，记录是谁、什么时候、用什么方式保存的。
5. 保存时不要修改原始文件，另外留一份用于分析的副本。
6. 重要的争议，可以咨询律师是否需要公证或者其他存证方式。

工时统计的规则和月底核对方法，可以看远程办公考勤软件怎么用；告知和最小范围的要求，可以看员工屏幕监控是否合法。

Banshao 的记录能当证据吗，不做什么？

Banshao 不保证记录一定能被法院或者仲裁机构采信。我们能提供的是日常产生的记录：员工点上班和下班的时间、休息记录、定时截图、窗口标题、IP 记录，以及可以导出 CSV 的工时报表。员工也能查看自己的工时和截图。具体记录范围和保留期限写在功能页面和安全页面。

Banshao 不做这些事：不提供公证、司法存证或者区块链存证；不提供法律意见；不判断员工是否违规；导出的 CSV 是普通文件，可以被修改，单独使用时证明力有限。Banshao 也没有取得任何合规或者安全认证。如果你的业务对存证有硬性要求，请先咨询律师，再决定是否使用。

如果只是想让工时清楚、减少争议，可以从下载页面安装客户端，免费试用 14 天。费用见价格页面。

本文引用了哪些资料？

以下资料于 2026 年 11 月核对，法律可能变化，请以官方最新版本为准：

• 《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，最高人民法院网站
• 《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》，最高人民法院网站
• 《中华人民共和国劳动合同法》文本，CECC 网站（非官方转载）

还有哪些常见问题？

截图可以单独作为辞退员工的证据吗？

不建议只靠截图。公司通常要证明制度已经公示或告知、违规事实确实存在，以及处理符合规定。截图最好和工作记录、沟通记录、员工说明一起使用。

员工可以用这些记录来主张加班费吗？

有可能。员工主张加班费要举证，但如果能证明公司掌握相关证据而不提供，公司要承担不利后果。所以工时记录也可能被用来支持员工的主张。

需要把每条记录都公证吗？

通常没有必要，成本也高。可以把固定流程做好，遇到金额大或者预计有争议的情况时，再咨询律师是否需要公证。

海外公司的记录也按这些规定处理吗？

不一定。劳动争议通常要看工作地和合同适用的法律，证据规则也可能不同，请咨询当地律师。