员工屏幕监控是否合法？中国、欧盟、越南的要点和如何告知员工
· 屏幕监控 · 个人信息保护法 · GDPR · 员工告知
员工屏幕监控不是一律合法，也不是一律违法：结论取决于所在地法律、目的是否正当必要、范围是否最小，以及是否提前清楚告知员工。暗中监控、在私人设备上记录、下班后继续记录，风险通常最高。
本文只是一般性信息，不是法律意见，也不代表使用任何产品就符合法律。不同地区和不同情形的结论可能不同，开始记录前请咨询当地律师，并阅读我们的免责声明。文中引用的条文和案例在 2026 年 11 月核对过，来源列在文末。
中国的《个人信息保护法》有什么要求？
《个人信息保护法》自 2021 年 11 月 1 日起施行。和屏幕记录关系比较直接的有下面几条：
- 第六条：处理个人信息要有明确、合理的目的，与目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式，收集限于实现目的的最小范围。
- 第十三条：处理个人信息要有合法性基础。除取得个人同意外，还包括按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同“实施人力资源管理所必需”等情形。屏幕记录能否算作“必需”，需要结合岗位和具体做法判断，不宜直接假定。
- 第十四条：如果依靠同意，同意应当是自愿、明确且充分知情的；目的、方式或信息种类变化时要重新取得同意。
- 第十七条：处理前应当以显著方式、清晰易懂的语言告知处理者的名称和联系方式，处理的目的、方式、信息种类和保存期限，以及个人行使权利的方式。
- 第十九条：保存期限应当是实现处理目的所必要的最短时间，法律另有规定的除外。
- 第二十八条：金融账户、行踪轨迹等属于敏感个人信息。截图有可能拍到这类内容，这也是控制截图范围的原因之一。
- 第五十五、五十六条：处理敏感个人信息、委托处理个人信息等情形，应当事前进行个人信息保护影响评估并记录，报告和处理记录至少保存三年。使用第三方服务保存员工数据时，要留意是否属于这类情形。
违法后果也不轻。按第六十六条，情节严重的，罚款最高可达五千万元或者上一年度营业额的百分之五，直接责任人员也可能被处罚。
欧盟 GDPR 怎样看屏幕截图？
在欧盟，截图和活动监控受到的审视比较严格。一个很有参考价值的案例来自法国数据保护机构 CNIL：2024 年 12 月 19 日，CNIL 对一家未公开名称的房地产公司处以 4 万欧元罚款（2025 年 2 月 4 日公布）。根据 CNIL 的说明，这家公司的软件每隔 3 到 15 分钟截取员工屏幕，并统计键盘鼠标无操作的时段，公司还可能据此扣减工资。
CNIL 认为，这些工作站监控缺乏合法依据（GDPR 第 6 条），截图可能拍到私人邮件、聊天内容甚至密码；无操作时段也不能可靠反映工时，因为开会、打电话同样是工作。公司还存在告知不足（第 12、13 条）、没有做数据保护影响评估（第 35 条）和共用管理员账号（第 32 条）等问题；另外，持续录制员工的影像和声音被认定为违反数据最小化原则（第 5 条第 1 款 c 项）。
这个案例和 Banshao 这类产品直接相关，我们不回避：Banshao 也有定时截图和空闲时长，默认大约每 3 分钟一张。如果公司的员工在欧盟，应当先评估是否真的有必要使用截图，并咨询律师。结论也可能是不适合使用，或者只能用于工时记录。
越南的个人数据保护法有什么规定？
越南《个人数据保护法》（第 91/2025/QH15 号）自 2026 年 1 月 1 日起施行，其中第 25 条专门涉及招聘、管理和用工中的个人数据。和屏幕记录最相关的是两点：
- 第 3 款：用人单位用技术手段管理员工时，手段要合法并保障员工权益，而且只能在员工明确知道这些手段的情况下使用；通过这些手段收集的数据不得违法处理。
- 第 2 款：员工数据的保存期限按法律规定或双方约定；劳动合同终止时应当删除或销毁，除非另有约定或法律另有规定。
第 25 条没有具体规定告知的形式，所以保留书面告知和员工确认的记录会更稳妥。
告知员工时要说清哪些内容？
无论在哪个地区，一份好的告知都应当让员工读完就知道会发生什么。建议至少包含：
- 谁在记录：公司名称和联系方式，以及使用了哪家服务商。
- 为什么记录：具体目的，比如核算工时、结算客户费用，不要只写“管理需要”。
- 记录什么：工时、截图频率、窗口标题、空闲时长、IP 地址等。
- 什么时候记录，什么时候不记录。
- 谁能看到，保留多久，到期如何处理。
- 员工有哪些权利，有疑问找谁。
Banshao 提供了可以直接修改使用的员工告知模板，有中文、越南文和英文版本。模板只是起点，要按公司的实际设置修改。告知最好在开始记录之前发出，并保留员工确认的记录。
怎样把监控范围控制在必要限度？
无论法律结论如何，下面这些做法都能降低风险，也能减少员工抵触：
- 只在公司设备或员工明确同意的设备上使用，不要在未经同意的私人设备上记录。
- 只记录上班时间。休息和下班后不记录。
- 截图间隔不要短于实际需要。只想了解工作进展时，通常不需要很高的频率。
- 保留期限尽量短，只保留解决实际问题所需要的时间。
- 限制查看权限，组长只看自己的小组，不要共用管理员账号。
- 提醒员工上班时不要打开私人账户和敏感内容，因为截图可能拍到屏幕上的任何内容。
- 不要仅凭空闲时长或截图扣工资或处罚员工，应当结合其他证据并按制度处理。
Banshao 能帮什么，不能替公司做什么？
产品层面能帮到的：只有员工点“上班”才开始记录；系统托盘一直显示状态；员工能查看自己的工时和截图；只截客户端窗口所在的屏幕；不记录键盘内容、麦克风和摄像头；截图保留期限可以在 1 到 90 天之间调整。具体范围写在安全页面，也可以到功能页面和下载页面了解客户端。
Banshao 不做的：不判断你的记录是否合法，不提供法律意见，也不替公司告知员工或取得同意。公司是决定是否记录员工的一方，要自行负责合法依据、告知和同意。我们的可接受使用政策禁止暗中监控、记录未成年人，以及未经同意在私人设备上记录。另外，Banshao 没有取得任何合规或安全认证，窗口标题也可能包含个人信息，这些都要算进你的评估里。
本文引用了哪些资料？
以下资料于 2026 年 11 月核对，法律可能变化，请以官方最新版本为准：
- 《中华人民共和国个人信息保护法》，国家互联网信息办公室网站
- CNIL：对房地产公司过度监控员工处以 4 万欧元罚款的公告
- 越南《个人数据保护法》第 91/2025/QH15 号英文译本，LuatVietnam（非官方译本）
还有哪些常见问题？
员工同意了就一定合法吗？
不一定。同意只是一种可能的依据。在劳动关系中，同意是否真正自愿可能受到质疑，范围过大的监控即使取得同意也可能有问题。具体要看当地法律，并咨询律师。
可以不告诉员工，悄悄监控吗？
不建议。多数情形下法律都要求提前告知，暗中监控的风险很高。Banshao 的可接受使用政策也明确禁止暗中监控。
在员工自己的电脑上可以记录吗？
未经设备使用者同意和满足法律要求的其他条件，不能记录。个人设备上的私人内容更多，建议尽量使用公司设备，并提醒员工只在工作时点上班。
告知员工需要书面形式吗？
不同地区要求不同。即使法律没有规定形式，书面告知和员工确认的记录也更容易证明你确实告知过。CNIL 的案例中，公司仅靠口头告知就无法证明告知完整。
用了 Banshao 的告知模板就合规了吗？
不是。模板只是起点，要按实际情况修改。是否合法还取决于目的、范围和当地法律，请咨询律师。